Den 1. juni 2020 går Ballerup Kommune over til at bruge InsuBiz’ løsning til fælles registrering og anmeldelse af arbejdsulykker, krænkelser og nærved-ulykker. Arbejdsmiljøkonsulent Anni Hjelmsted har sammen med udviklingskonsulent Helene Kelly og øvrige kolleger i Center for Politik og Organisation drevet processen i tæt samarbejde med arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter og InsuBiz. Her kan du læse mere om, hvordan de har grebet det an.

Farvel til riv/kradsskemaer
Der er to væsentlige grunde til, at Ballerup Kommune har valgt den digitale løsning fra InsuBiz: Man ønskede fordelen ved et fælles, smidigt, digitalt system til at registrere alle krænkende hændelser, fordi det giver nye muligheder for at arbejde med de mange data, som hidtil havde ligget spredt i en række papirskemaer, samt at få afdækket og digitaliseret de mørketal, som hidtil ikke var blevet registreret overhovedet. Desuden stod man overfor at skulle redefinere principperne for anmeldelse og registrering af arbejdsskader, og det var oplagt samtidig at skifte til et system, der kunne understøtte de nye principper.

Godt match mellem de to organisationer
”Vi oplevede helt fra starten, at InsuBiz mødte os med stor imødekommenhed og respekt for, hvem vi er”, fortæller Anni. Hun hæfter sig ved InsuBiz’ opfattelse af sig selv om en partner snarere end en it-leverandør, hvilket matchede Ballerup Kommunes flade hierarkiske struktur, stolte traditioner for medarbejderindflydelse og et generelt stærkt ønske om at sætte sit præg på tingene.

Solid og velintegreret løsning
Dertil kom, at InsuBiz’ løsning lever op til Ballerup Kommunes tre overordnede krav: For det første er løsningen solid og velintegreret, dvs. der er en fin sammenhæng mellem de forskellige elementer. For det andet er løsningen visuelt og grafisk veldesignet, brugervenlig og let at overskue. For det tredje får man med InsuBiz adgang til langt mere detaljerede statistikker, som tilmed kan tilgås af ledere rundt omkring i kommunen. De lokale ledere er vigtige i forhold til at få de registrerede data omsat til forebyggende indsatser, som er højt prioriteret i Ballerup Kommune.

Implementering begyndte, før kontrakten blev skrevet under
I Ballerup Kommune går man ikke på kompromis med de ansattes sikkerhed, og der er tradition for et konstruktivt samarbejde mellem ledelsen  og MED-organisationen. Som led i det samarbejde gik en arbejdsgruppe bestående af Anni, Helene og udvalgte arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter fra Hoved-MED i 2019 i gang med at gennemgå de gældende elektroniske skemaer til anmeldelse af krænkelser med henblik på forbedring og digitalisering. På det tidspunkt var der allerede etableret en tæt kontakt til InsuBiz og arbejdsgruppens ønsker om justeringer blev løbende clearet med InsuBiz. Anni fortæller:

”De elektroniske skemaer viste sig at være et rigtigt godt redskab til dialog, både i arbejdsgruppen og med tillidsrepræsentanternes bagland. Det betyder, at en stor del af organisationen allerede har været taget med på råd, hvilket er guld værd for opbakningen, når InsuBiz-løsningen bliver taget i brug. Det tætte samarbejde med InsuBiz allerede før vi havde indgået en aftale, ser vi som et rigtigt godt eksempel på et ægte partnerskab”.

Allan L. Nielsen fra InsuBiz supplerer:

”Det har været spændende og nyttigt for os at blive inddraget så tidligt i processen. Den tætte dialog med brugere  – nuværende som kommende – er helt afgørende for, at vores løsning til stadighed er opdateret og relevant”.

COVID-19 påvirkede udrulningen
Den oprindelige plan om at trykke ”start” den 1. april, med involvering af testpanel og kickoff-arrangementer rundt om i kommunen blev forpurret af COVID-19. I stedet har Anni og Helene brugt ressourcerne på at udarbejde et grundigt informationsmateriale og FAQ, som bliver suppleret af en introducerende video, som InsuBiz har tilbudt at lave til kommunen.

”Ikke blevet skuffede”
Anni runder af med at konkludere, at samarbejdet med InsuBiz lever fuldt op til de forventninger, Ballerup Kommune havde fra starten: InsuBiz fremstår kompetent, fremkommelig og professionel. Hun påpeger også værdien af aktiviteter rundt om selve løsningen, som f.eks. ERFA-møder med andre brugere og kontakt til de kommuner, som er længst fremme på området.