Som storindkøbere af forsikringer skal kommuner regelmæssigt sende deres forsikringsaftaler i udbud. Det var også tilfældet for Esbjerg Kommune, der på listen af ønskede services havde sat en digital løsning til styring og administration af forsikringer og aktiver, da kommunen i 2017 lavede udbuddet. Ingen af tilbuddene indeholdt den ønskede digitale løsning, hvilket blev starten på samarbejdet mellem Esbjerg Kommune og InsuBiz.

Excel og egne databaser kastede håndklædet i ringen

Esbjerg Kommune har aktiver i form af bygninger, biler mv. for et tocifret milliard beløb. Aktiver, som skal beskyttes bedst muligt og desuden være forsikret, hvis uheldet alligevel er ude. For at skabe overblik over de mange aktiver havde kommunen opbygget nogle databaser og regneark, som en gang om året blev rundsendt til de forskellige dele af forvaltningen, som rettede til og sendte tilbage. Det system var man ikke tilfreds med, fordi data blev hurtigt forældede, det var besværligt, uoverskueligt og tillige upræcist.

InsuBiz valgt uden konkurrence

InsuBiz’ basispakke indeholdende forsikringsmodul, skadesmodul, risk management, CRM og X-net blev valgt og sekretariatschef Søren Abildtrup fortæller:

”Valget var let. Vi havde i nogen tid luret på InsuBiz, og det lykkedes ikke for os at finde konkurrerende systemer, der kan det samme”.

Effektiv implementering

Esbjerg Kommune valgte at sætte it-afdelingen i spidsen for at implementere InsuBiz og sikre både, at kommunens data blev lagt ind i systemet og at de berørte medarbejdere blev oplært i det nye system. Projektet er forløbet efter planen og der gik blot fem måneder fra start, til man kunne tage det nye system i brug. De ca. 90 brugere fortæller, at InsuBiz har givet dem et langt bedre overblik over aktiver og at mange daglige arbejdsprocesser kører meget lettere nu.

Nye muligheder for ledelsesrapportering og risk management

Søren Abildtrup glæder sig desuden over, at Esbjerg Kommune nu har fået et system, der allerede fra starten gjorde det muligt at generere forskellige ledelsesrapporter, som giver et helt nyt overblik over forsikringer og aktiver. Søren Abildtrup fortæller videre:

”Vi ser også et stort udviklingspotentiale for os i at begynde at arbejde med risk management og glæder os til at tage denne del af InsuBiz i brug”.